TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL

TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL

PERFIL OCUPACIONAL

 ARCHIVISTA
 JEFE DE ARCHIVISTICA

FUNCIONES

1. Reconocerse como ser humano teniendo en cuenta los deberes y derechos que ello implica.
2. Emprender un proceso de mejoramiento personal, de acuerdo con los requerimiento del mundo social y productivo.
3. Reconocer al otro en su condición de ser humano y la responsabilidad social que ello implica, según el principio de dignidad humana.
4. Practicar los principios y valores éticos universales mínimos que posibilitan la convivencia.
5. Mantener relaciones interpersonales asertivas y eficaces que posibiliten resolver conjuntamente problemas de carácter laboral y social.
6. Reconocer el ambiente en donde se desarrolla su vida y los componentes que lo integran en el marco de la interacción naturaleza-cultura.
7. Resolver problemas de carácter ambiental con criterio de sostenibilidad.
8. Mantener el ambiente de trabajo en condiciones de higiene y seguridad acorde con la reglamentación empresarial.
9. Ejecutar practicas de trabajo seguras conforme alas normas técnicas y legales establecidas por la empresa.
10. Participar en los procedimientos para la prevención y atención de emergencias de acuerdo con las normas vigentes.
11. Recibir los documentos de acuerdo con la política institucional y normativa vigente.
12. Despachar los documentos de acuerdo con la política institucional y la normativa vigente.
13. Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las políticas de la organización.
14. Ofrecer a los clientes atención, utilizando la tecnología y normas de cortesía.
15. Compilar la información empleando las herramientas disponibles, de acuerdo con las necesidades de la organización.
16. Tabular la información empleando las herramientas disponibles.
17. Emitir los resultados de acuerdo con el propósito planteado por la organización.
18. Realizar el seguimiento a la documentación de acuerdo con la normativa vigente y las políticas institucionales.
19. Elaborar reportes estadísticos de documentos de acuerdo con la normativa vigente y políticas establecidas
20. Clasificar los documentos de acuerdo con las tablas de retención documental y normativa vigente.
21. Ordenar los documentos según procedimientos establecidos y normativa vigente.
22. Describir los documentos de acuerdo con los procedimientos establecidos y normativa vigente.
23. Archivar los documentos instituciones según tabla de retención documental.
CONOCIMIENTOS TECNICOS Y TECNOLOGICOS
 Principios de atención y servicio al cliente.
 Estándares de calidad en la atención y el servicio.
 Protocolo empresarial (nacional e internacional)
 Identificación y uso de los medios de comunicación.
 Atención personaliza en ingles, cara a cara y a través de medios tecnológicos
 La empresa, misión, visión, objetivos corporativos, estructura organicofuncional y requerimientos institucionales aplicados en los indicadores de resultados.
 Manual de procesos y procedimientos
 Clasificación de la papelería
 Normas técnicas colombianas para la elaboración de documentos.
 Normas de correo y servicios de mensajerías
 Normas y legislaciones vigentes aplicadas a los procedimientos para la organización y el control de los archivos.
 Fondos Documentales Acumulados: Características, manejo y procedimientos de organización documental.
 Normas técnicas y legales para la preservación y conservación de documentos.

ASPECTOS DE ETICA PROFESIONAL
Amplia capacidad de analítica, honesto , veraz, serio, responsable, ordenado, objetivo, puntual, disposición para el trabajo en equipo, facilidad de expresión, creativo, versátil, observador, sensato, dinamico, concreto, preciso, estratégico, confiable, ingenioso, acertado, valorativo, proactivo y comprometido con la organización.

PERFIL PERSONAL
1. Capacidad para resolver problemas
2. Desarrollo de la creatividad y sentido de pertenencia con el cargo y la empresa .
3. Actitud de cambio y mejoramiento continúo a nivel personal y profesional.
4. Capacidad para mantener buenas relaciones.
5. Logro de interioridad de valores como la honestidad, lealtad, respeto y discreción.
6. Facilidad para comunicarse en forma oral y escrita.
7. Buena presentación personal.
8. Capacidad de servicio
9. Capacidad de atención y concentración.

PERFILES

ASISTENCIA EN ANALISIS INFORMACION
TECNOLOGO EN ADMINISTRACION DOCUMENTAL

ASISTENCIA EN ANALISIS INFORMACION

PERFIL OCUPACIONAL
 Secretaria General
 Secretaria
 Secretaria Ejecutiva
 Auxiliares de Estadística y Encuestadores
 Asistente de contabilidad
 Asistente de tesorería

FUNCIONES
1. Redactar los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
2. Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.
3. Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.
4. Recibir los documentos, teniendo en cuenta las normas de la organización y legislación vigente.
5. Despachar documentos producidos, teniendo en cuenta la legislación y las normas vigentes.
6. Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas.
7. Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la organización.
8. Compilar la información empleando las fuentes disponibles, de acuerdo con las necesidades de la organización.
9. Tabular la información empleando las herramientas disponibles.
10. Emitir resultados de acuerdo con el propósito planteado por la organización.
11. clasificar documentos de hechos económicos de acuerdo con las normas legales y procedimientos organizacionales.
12. registrar los hechos económicos de la organización de acuerdo a las normas y políticas organizacionales.
13. producir reportes contables y financieros que reflejan la realidad de la empresa según normas legales y procedimientos organizacionales.

CONOCIMIENTOS TÉCNICO – TECNOLÓGICOS
 Clases de documentos según el contenido
 Tipos de documentos
 Estructura semántica y Sintáctica del texto
 Clasificación de la papelería
 Proceso para la trascripción
 Clases de soportes
 Técnicas de digitación
 Normas técnicas para la elaboración de documentos, normas de correo y servicios de mensajeria
 Conceptos archivisticos
 Organización de archivos
 Tablas de retención documental
 Transferencias documentales
 Control y préstamo de documentos
 Proceso de la producción de información
 Estándares de calidad de la información
 Procedimiento general para compilar la información
 Registro de información
 Instrumentos de recolección de información
 Normas para la presentación de referencias bibliografías
 Criterios de clasificación de la información
 Procesamiento de los datos
 Tipos de datos
 Codificación
 Plan de tabulacion
 Procedimiento para tabular información
 Metodología para la presentación de resultados
 Manejo de herramientas manuales y electrónicas
 Solución de problemas
 Concepto de empresa
 Ecuación contable
 Partida doble
 Manejo de cuenta
 Plan único de cuentas y principios de contabilidad
 Registros contables
 Elaboración y manejo de documentos
 Conocimiento del proceso contable
 Clasificación de estados financieros
 Preparación de informes contables.

ASPECTOS DE ETICA PROFESIONAL
 Responsable y honesto en la realización de las actividades relacionadas con sus funciones
 Oportuno y veraz en el desarrollo de los trabajos, en la búsqueda y entrega de los documentos e información solicitada
 Cortes, amable y portador de buenos modales de educación para con superiores, compañeros superiores y usuarios de la organización
 Respetuoso y receptivo de los puntos de vista, opiniones y sugerencias de compañeros, superiores y clientes de la organización
 Sigiloso con el manejo de los documentos y de la información a su cargo
 Responsable, cuidadoso con las instalaciones locativas, equipos, muebles, elementos y útiles en general, requeridos para el desempeño de las funciones respectivas
 Mesurado en la utilización de papelería, insumos útiles y demás elementos de oficina
 Cuidadosos de la imagen que proyecta de si mismo y de la organización desde su rol
 Riguroso en la aplicación de las normas, la legislación vigente y los procedimientos establecidos en el desarrollo de sus funciones
 Interesado en actualizar y aplicar el nuevo vocabulario técnico y los nuevos conocimientos tecnológicos en los procedimientos a su cargo
 Critico y objetivo en el análisis, toma de decisiones y solución de problemas
 Pulcro en la presentación y aspecto personal

BIENVENIDOS ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

Asistencia administrativa

La asistencia administrativa consiste en el ejercicio de los fines de fé pública y asesoramiento legal preceptivo (secretaría) y control y fiscalización de la gestión económica, financiera y presupuestaria (intervención).

Este tipo de asistencia se presta en dos ámbitos:

A. En Entidades Locales Eximidas

Esta asistencia va dirigida a la consecución de los siguientes objetivos:

1.‑ Informar a los Ayuntamientos respectivos sobre la dualidad de formas de prestación de las funciones de secretaria e intervención, es decir, bien mediante la creación de agrupaciones para sostenimiento de secretario‑interventor común o bien mediante la exención del puesto de secretario y realización de las funciones por personal del Servicio o bien mediante acumulación a otro secretario de ayuntamiento cercano.

2.‑ Crear las condiciones necesarias para garantizar la viabilidad de la prestación de las funciones de secretaría e intervención por parte de este Servicio.

B. En Entidades Locales no Eximidas a través de Comisión Circunstancial

Las Entidades Locales que, por exceder de las magnitudes de población y recursos, no estén dispensados de la creación del puesto de secretaría, pueden, no obstante, solicitar asistencia en los supuestos de enfermedad, ausencia, abstención legal o reglamentaria del funcionario con habilitación de carácter nacional.